Termin w postępowaniu przed organem administracyjnym

Jak liczyć termin w postępowaniu administracyjnym?

Ogólne zasady obliczania terminów w postępowaniu administracyjnym zostały zawarte w art. 57 Kodeksu postępowania administracyjnego. Są one następujące:

1. Termin określony w dniach

Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

Przykład: Postanowienie zostało stronie doręczone w poniedziałek 11 lutego 2019 r. Ustawowy termin (przewidziany w art. 141 § 2 k.p.a.) na wniesienie zażalenia na to postanowienie wynosi 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie. Doręczenie postanowienia stronie jest zdarzeniem, o którym mowa wyżej, a więc dnia, w którym postanowienie zostało doręczone nie wlicza się do terminu 7 dni przewidzianego na wniesienie zażalenia. Termin siedmiodniowy liczymy więc od dnia następnego po dniu doręczenia, tj. od 12 lutego. Termin na wniesienie zażalenia upłynie zatem 18 lutego 2019 r. o godzinie 24:00.

2. Termin określony w tygodniach

Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu.

Przykład: W trakcie postępowania organ administracji zobowiązał stronę do złożenia jakiegoś dokumentu w terminie dwóch tygodni. Pismo to doręczono stronie w czwartek 31 stycznia 2019 r. Termin do złożenia żądnego przez organ dokumentu upłynie w czwartek za dwa tygodnie, tj. 14 lutego o godzinie 24:00.

3. Termin określony w miesiącach

Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.

Przykład: W trakcie postępowania organ wyznaczył stronie miesięczny termin na złożenie jakiegoś dokumentu. Pismo w tej sprawie doręczono stronie w czwartek 31 stycznia 2019 r. Termin do złożenia żądnego przez organ dokumentu upłynie w czwartek 28 lutego o godzinie 24:00.

4. Termin określony w latach

Terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu poprzedzającym bezpośrednio ten dzień.

Przykład: Jeżeli zdarzenie miało miejsce 9 stycznia 2018 r., a termin wynosi 2 lata, to termin ten kończy się 9 stycznia 2020 r. o godzinie 24:00

5. Koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę

Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Dniami wolnymi od pracy, na podstawie ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy, są:

• 1 stycznia – Nowy Rok,
• 6 stycznia – Święto Trzech Króli,
• pierwszy dzień Wielkiej Nocy,
• drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja – Święto Państwowe,
• 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
• pierwszy dzień Zielonych Świątek,
• dzień Bożego Ciała,
• 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
• 1 listopada – Wszystkich Świętych,
• 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 grudnia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia,
• 26 grudnia – drugi dzień Bożego Narodzenia;
• niedziele.

Przykład: Decyzja została doręczona stronie 1 sierpnia 2019 r. Ustawowy termin (przewidziany w art. 129 § 2 k.p.a.) na wniesienie odwołania od decyzji wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Koniec terminu na wniesienie odwołania przypada na 15 sierpnia, a więc na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy. Termin upłynie zatem następnego dnia, tj. 16 sierpnia (który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą).

W jaki sposób dokonać czynności, aby termin w postępowaniu administracyjnym został zachowany?

Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało złożone bezpośrednio w organie administracji publicznej. Wówczas organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie pisma, jeżeli wnoszący tego zażąda. Istnieją jednak inne możliwości skutecznego złożenia pisma.

Termin uważa się za zachowany również wtedy, gdy przed jego upływem pismo zostało:

• wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;
• nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe;
• złożone w polskim urzędzie konsularnym;
• złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
• złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
• złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

Co oznacza, że pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe?

We wskazanej ustawie wyjaśniono, że operator wyznaczony oznacza operatora pocztowego obowiązanego do świadczenia usług powszechnych. Operatorem pocztowym jest przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych. Usługami powszechnymi w rozumieniu ww. ustawy są usługi pocztowe obejmujące przesyłki listowe i paczki pocztowe, o wadze i wymiarach określonych dla usług powszechnych, oraz przesyłki dla ociemniałych, nieświadczone przez operatora wyznaczonego w ramach obowiązku świadczenia usług powszechnych. Do usług wchodzących w zakres usług powszechnych ustawodawca nie zaliczył usług pocztowych polegających na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek kurierskich. Operator wyznaczony jest wybierany na okres 10 lat przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, w drodze decyzji, spośród operatorów pocztowych wyłonionych w drodze konkursu ogłaszanego przez Prezesa UKE. Poczta Polska S.A. została wybrana tym operatorem na okres od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2025 r.). W związku z powyższym termin uważa się za zachowany gdy przed jego upływem pismo zostało nadane w placówce Poczty Polskiej. Oddanie pisma procesowego w placówkach innych operatorów pocztowych takiego skutku nie wywołuje. Jeżeli zatem pismo zostanie nadane przed terminem, ale w placówce innego operatora pocztowego, i organ otrzyma je po upływie tego terminu, termin nie będzie zachowany. Zainteresowanych uzasadnieniem takiej interpretacji ww. przepisu zachęcam do zapoznania się z uchwałą składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19.10.2015 r., sygn. akt I OPS 1/15 (dostępne na stronie orzeczenia.nsa.gov.pl) oraz postanowieniem Sądu Najwyższego z 16.09.2016 r., sygn. akt IV CZ 51/16 (www.sn.pl/orzecznictwo). Do ww. uchwały zostało złożone zdanie odrębne, co oznacza, że jeden z sędziów nie podzielił powyższego stanowiska.

Data nadania pisma w placówce Poczty Polskiej będzie datą jego wniesienia do organu administracyjnego. W związku z tym wysyłając pismo warto zadbać o to, aby mieć urzędowy dowód jego nadania. Najlepiej zatem nadać je listem poleconym. Nadanie pisma listem zwykłym jest możliwe, jednak w przypadku jego zaginięcia albo znacznego opóźnienia w doręczeniu do organu, stronie trudno będzie udowodnić, że wysłała pismo w terminie.